Il mercato si sta restringendo solo a chi ha le spalle davvero larghe

Di Liliana Comandé

Il settore del turismo scolastico (o didattico) è un terreno molto particolare.

Per un’agenzia di viaggi può essere tanto una miniera d’oro quanto un incubo logistico. Potrebbe convenire, certo, ma solo se l’agenzia è strutturata per gestire grandi volumi e margini ridotti.

Analizziamo i pro e i contro per capire se il gioco vale la candela.

Perché conviene  e quali sono i vantaggi…

  • Grandi numeri e destagionalizzazione: i viaggi d’istruzione si concentrano tra febbraio e maggio, periodi in cui il turismo individuale è più calmo. Muovere gruppi di 50-100 persone alla volta garantisce un fatturato immediato importante.
  • Fidelizzazione “indiretta”: un’agenzia che lavora bene con una scuola spesso ottiene l’appalto per anni. Diventa una rendita fissa basata sulla fiducia costruita con i docenti e la segreteria.
  • Potere contrattuale: muovendo volumi elevati, le agenzie possono strappare prezzi migliori ad hotel e compagnie di trasporti, trattenendo una piccola percentuale su ogni singolo partecipante che, moltiplicata per centinaia di studenti, diventa interessante.

Quali sono i rischi…

Il guadagno non è sempre solo economico; a volte il costo in termini di stress e tempo è altissimo.
Burocrazia I bandi scolastici sono complessi, richiedono certificazioni rigorose (DURC, tracciabilità flussi) e tempi di pagamento spesso lunghi.
Margini ridotti La competizione è spietata. Le scuole scelgono quasi sempre il preventivo più basso, costringendo le agenzie a lavorare con ricarichi minimi.
Responsabilità Gestire minorenni comporta rischi legali elevati. Qualsiasi imprevisto (un hotel non a norma, un pullman in ritardo) può trasformarsi in un contenzioso serio.
Assistenza h24 Un gruppo di studenti richiede un supporto costante. Se un ragazzo sta male o sorge un problema in hotel alle 3 di notte, l’agente di viaggio deve essere reperibile.

Quando e a chi non conviene?

Non conviene alle piccole agenzie a conduzione familiare che non hanno personale dedicato. Il tempo speso a compilare allegati per una gara d’appalto e a gestire le lamentele dei genitori potrebbe essere superiore al guadagno effettivo.

In conclusione

Il turismo scolastico conviene alle agenzie specializzate che hanno automatizzato i processi burocratici e hanno partnership consolidate con fornitori abituati ai ragazzi (hotel che non si spaventano per il rumore e ristoranti che gestiscono menu fissi velocemente).

In questo settore, il segreto non è guadagnare molto su un solo viaggio, ma guadagnare poco su tantissimi viaggi, riducendo al minimo gli errori operativi.

Tra l’altro, il settore ha subito un forte scossone tra la fine del 2024 e l’inizio del 2026.

Non è che una legge dica esplicitamente “solo poche agenzie possono lavorare”, ma l’introduzione del Nuovo Codice degli Appalti (D.Lgs. 36/2023) e i successivi decreti (come il D.L. 127/2025) hanno alzato l’asticella a un livello tale che molte piccole agenzie stanno rinunciando o hanno già rinunciato.

Ecco perché oggi sembra un club quasi esclusivo:

La fine della deroga e il caos burocratico

Fino a maggio 2025, le scuole hanno goduto di una deroga che permetteva loro di gestire i viaggi in modo più semplice. Da giugno 2025, le scuole devono comportarsi come vere e proprie stazioni appaltanti qualificate.

  • Cosa significa per l’agenzia: se l’importo del viaggio supera certe soglie (spesso i 140.000 euro per l’intero istituto), la procedura diventa pesantissima.
  • Solo le agenzie con uffici “gare” strutturati riescono a gestire la documentazione infinita richiesta dalle nuove piattaforme digitali certificate. Addio al “Prezzo più Basso” (e pullman blindati)

Questa è la novità più pesante del 2025. Per i servizi di trasporto, la legge ora impone il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa ma…

  • Non vince più chi costa meno, ma chi garantisce sicurezza e qualità (es. sistemi di frenata assistita, anzianità del parco mezzi, formazione degli autisti).
  • Molte piccole agenzie che facevano da “intermediarie” con vettori low-cost non riescono più a stare nel mercato perché i costi dei fornitori di alta qualità sono schizzati alle stelle.

La selezione naturale del MEPA

Quasi tutto passa ormai per il MEPA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione).

  • Un’agenzia “sotto casa” che non è iscritta o non sa usare bene la piattaforma è tagliata fuori dai giochi.
  • Le scuole, spaventate dalle sanzioni dell’ANAC (l’autorità anticorruzione), preferiscono invitare alle gare solo quei pochi operatori nazionali che sanno già come muoversi senza fare errori formali.

In conclusione, chi resta in campo?

Oggi il turismo scolastico si sta spostando verso una concentrazione di…

 Grandi Tour Operator specializzati che hanno i software per le gare e contratti blindati con le compagnie aeree/bus.

Delle agenzie locali “storiche”,  quelle che si sono evolute investendo in consulenti legali per non sbagliare un bando.

 

Per le agenzie generaliste o piccole, il rischio di prendere una multa o di lavorare mesi per poi vedersi annullare la gara per un vizio di forma è diventato troppo alto.

Alla fine, in conclusione dei fatti, il mercato si sta restringendo solo a chi ha le spalle davvero larghe, tutti gli altri sono fuori.