Il problema della formazione nel settore congressuale

 di Liliana Comandè.

Formazione? Congressi? Professionalità? Ma di cosa stiamo parlando? Congressi in calo nel nostro paese.

Quanti di noi sanno che la tradizione italiana, antesignana dei convegni sin dal 1839  quando ebbe luogo il primo congresso medico internazionale a Pisa), dovrebbe essere di assoluta garanzia per la continuazione di successi nazionali e internazionali del settore? Le cose stanno invece in modo molto diverso. Non è più una minaccia la non realizzazione in futuro dei Congressi sui quali negli anni ’80-’90 abbiamo puntato e guadagnato soldi. Ci siamo crogiolati negli allori che avevano confermato bilanci positivi, ma da anni la situazione è ben diversa. Perché non siamo più uno dei luoghi prescelti per questo genere di eventi?  Perché non si è riflettuto sui tanti parametri che influenzavano il successo di un congresso internazionale? E’ vero che la crisi ha raffreddato alcune correnti di traffici turistici in via generale, ed è altrettanto vero che il turismo congressuale ha subito un calo esponenziale. Come per il turismo “leisure”, anche il settore congressuale ha risentito della crisi ma anche del non aver garantito sempre la disponibilità di strutture assolutamente al meglio nel quadro di paragone della competizione internazionale.

I Congressi hanno sempre dato un contributo importante alle economie di vari paesi europei. Spesso nelle nazioni del nostro continente i responsabili di grandi iniziative (alberghi, auditori, saloni congressuali, etc.) hanno realizzato collaborazioni e aiuti finanziari di enti interessati talvolta direttamente ai risultati dell’impresa.

Le innegabili qualità di noi italiani, cioè la predisposizione alla cortesia, la bellezza di regioni e città, la eccellente  fama gastronomica ed il clima, significherebbero fattori positivi per lo sviluppo del turismo congressuale.

E’ altrettanto vero, peraltro, che oggi tutto questo non basta.  Nell’ esame del comparto, la consolidata posizione degli USA, la affermata qualità dei Centri francesi, inglesi, tedeschi etc.  sono chiara raccomandazione dei nostri organizzatori di tener conto di moltissimi parametri, tra i quali proprio quelli della Formazione.

“ La Formazione – come scrisse un anonimo esperto – è quell’elemento che serve a dare un’ impronta comune a tutti i reparti di un’impresa onde condividerne gli obiettivi. Non va confusa con l’addestramento”.

La Formazione, con la F maiuscola, infatti, deve essere svolta da professionisti che conoscono già la rete di produzione, mentre l’addestramento potrebbe essere affidato a chi ha sufficienti competenze  tecniche anche al di fuori del prodotto vero e proprio.

E non ci si deve rallegrare eccessivamente dei successi statistici che danno un’Italia che mantiene un quinto posto nella graduatoria internazionale. Le grandi scelte di operatori – e forse anche di individui – saranno indirizzati non solo verso bellezza del luogo, gastronomia ma soprattutto sull’insufficienza di uomini e di strutture.

Cerchiamo di spiegarci meglio. La formazione del personale dei congressi è studiata per esempio in dettagli in centri specializzati tedeschi a Monaco, Hannover, Colonia etc. e, in parallelo a Nizza e Lione.

La preparazione delle  future leve è serissima anche per l’Italia e non si può ancora una volta ritenere che con buona volontà un bravo caporicevimento o addirittura un direttore, possa garantire la pianificazione ed esecuzione di un congresso internazionale.

Per nostra esperienza, la formazione va basata su elementi speciali partendo anche dalla conoscenza delle lingue estere. Persino per congressi italiani . (Certe terminologie sono internazionali ma quasi sempre di origine inglese).

Una parte della  formazione potrebbe essere svolta dai centri congressuali già funzionanti. ( I giapponesi già reclamizzavano nel 1965 al La Guardia di New York un Japanese Convention Bureau che assicurava anche l’addestramento del personale!).

Il compito dell’addetto ai congressi è importante non solo durante il convegno vero e proprio ma anche per tutta quella serie di attività atte a favorire incontri, ad illustrare situazioni, a promuovere rilevazioni commerciali, a fiancheggiare gli esponenti delle organizzazioni ufficiali etc.etc.

Dalla formazione dovrebbe nascere una persona che anche per esperienze passate sappia trattare una miriade di argomenti quale l’economia di gestione, la pianificazione dei viaggi, l’alloggio,  la suddivisione dei tempi per le varie sessioni operative, per la stampa, le azioni di P. R.  preventive e dopo congressi.

Inoltre dovrebbe curare contatti ad alto livello con i centri di opinione locali da far sviluppare singolarmente con gli ideatori del congresso anche alla luce di implicazioni fiscali etc. nello spirito dell’ utilizzo delle più moderne tecniche automatizzate sia con banche sia con la stampa etc. sempre tenendo presente la necessità della più ampia collaborazione con i committenti (cioè i “ padroni del vapore ” ).

Ovviamente, il bravo organizzatore studierà quei principi inderogabili atti a fornire il massimo aiuto a chi, alla fine, dovrà decidere e approvare l’iniziativa nel suo complesso.

La formazione del personale dei centri congressuali – in certi casi coesistenti coi grandi alberghi,  dovrebbe essere una priorità così da adeguarci alle migliori realtà operative di altri paesi. Cominciando da colui che, quale “ direttore d’orchestra”, deve ottenere che tutti gli strumenti abbiano la stessa tonalità chiara e forte secondo un “pentagramma” ben preordinato.

Ci stiamo riferendo al presidente del convegno o moderatore. Egli dovrà essere scelto non per meriti politici o prestigio nel contesto di un’economia locale, onde dirigere una discussione che possa dare origine a deduzioni valide o anche a chiare contrapposizioni di tesi. Deve essere uno specialista e sarà dunque il risultato del fenomeno formativo che garantisca, anche con l’apporto della propria cultura, la esposizione di idee, discussioni e conclusioni possibilmente costruttive nell’ambito che il congresso si prefigge di raggiungere.

Mi sia consentito di insistere su questo punto. Troppo spesso assistiamo a discorsi logorroici non sempre concludenti  dove  il moderatore (o presidente ) si limita a dire che “ora do la parola al signor Rossi noto rappresentante della categoria etc.”

Manca la guida alla discussione, manca l’alternanza delle dichiarazioni e – ancora peggio – la platea spesso rileva l’assenza di un filo conduttore. E se gli oratori di varia nazionalità e il moderatore non conosce almeno una delle lingue ufficiali, si rischia una situazione che non porti a chiare deduzioni.

Il vero esperto dovrebbe seguire le traduzioni per controllarne la qualità di tanto in tanto. Comunque egli dovrebbe sorvegliare l’andamento generale delle conversazioni onde cercare di trarne conclusioni valide.

Chi presiede un congresso deve avere un solo scopo, cioè  trarne delle conseguenze valide anche alla luce di tesi di contrapposte posizioni.  La formazione deve mirare proprio a questo, cioè che i partecipanti al congresso possano aver assorbito chiaramente le varie  tesi discusse.

In sintesi, se la scelta da parte di un importante complesso estero dovesse cadere su un determinato centro congressuale ciò avverrebbe perché proprio in quel centro è assicurata la qualità del personale che, in fondo, è il risultato della Formazione di cui all’inizio del mio scritto.